Microsoft Excel este un excelent soft destinat managementului informatiei si calculului tabelar, fiind folosit in aproape toate companiile,mai mici sau mai mari. Manipularea informatiei este o activitate care trebuie desfasurata de persoane care stapanesc foarte bine functionalitatile aplicatiei si poate fi externalizata sau poate fi desfasurata de un angajat din cadrul companiei. Asa ca trebuie sa te asiguri inca de la inceput ca aceia care vor lucra cu Excel-ul in scopul manipularii informatiei si a obinerii de rapoarte pentru companie cunosc foarte bine aplicatia si nu vor ajunge sa faca greseli care mai tarziu vor influenta negativ intreaga echipa.

Un avantaj important al Excel-ului este acela ca folosirea aplicatiei nu necesita instalarea unor softuri aditionale. Altfel spus, computerul tau esta inca din start echipat cu tot ce ii trebuie pentru a putea rula Microsoft Excel. De asemenea Excel-ul este foarte usor de folosit, avand o interfata accesibila chiar si pentru cei care nu au prea mult exercitiu anterior. Asa ca nu este nevoie de prezenta permanenta a unui consultant Excel in companie, deoarece multe modificari asupra unui fisier pot fi facute de orice angajat, fara sa existe riscul deteriorarii rapoartelor sau calculelor.

Cum aplicatia are foarte multe functii financiare, consultantul Excel nu este nevoit sa creeze de la 0 rapoarte financiare si nici sa scrie el formulele de calcul care duc la obtinerea rezultatelor financiare. In acelasi timp fisierele Excel sunt foarte usor de transmis catre alte birouri sau departamente folosind emailul. Iar pentru a evita situatiile in care din greseala un fisier Excel este trimis altcuiva decat trebuia, se poate aplica o parola de deschidere asupra acestuia. Astfel te asiguri ca persoane neautorizate nu vor avea acces la informatia trimisa de tine pe mail.

Insa pe langa numeroasele avantaje, manipularea informatiei prin Excel prezinta si unele dezvanataje. Totusi acestea nu sunt atat de mari incat sa nu poti trece peste ele sau sa nu le poti minimiza. De exemplu, in cazul in care volumul de informatie este prea mare, viteza de lucru a aplicatie incepe sa scada. Tocmai de asta cei care cunosc bine softul obisnuiesc sa foloseasca mai multe fisiere pentru a stoca informatia. Dar in felul acesta cresc sansele pierderii unei parti din informatia gestionata. Asa ca o solutie si mai buna este stocarea informatiei folosind aplicatia Microsoft Access atunci cand aceasta depaseste un anumit volum. Trebuie spus ca Access-ul fiind o aplicatie care de asemenea face parte din suita Office, utilizarea ei impreuna cu Excel-ul este foarte accesbila.

Externalizarea activitatii de gestiune a datelor prin Excel poate insemna costuri reduse, dar in cazul in care compania are in cadrul ei un expert Excel, poate primi suport constant din partea acestuia pentru operatiunile de rutina, ramanand ca pentru problemele mai importante sa apeleze la suport din afara ei.

Foile de calcul Microsoft Excel sunt o unealta indispensabila pentru contabili, fiind folosita pentru a crea situatii financiare, precum si multe alte tipuri de rapoarte, inclusiv bugete, previziuni, circuite si modele financiare. Multi contabili se considera experti in utilizarea Excelului, dar realitatea e ca au invatat singuri si nu sunt constienti cum sa-l exploateze la maxim. Cu un training software de baza, abundenta de functii din cadrul Excel disponibile contabilului pot fi identificate si puse in practica.

Functii de calcul

Functii aritmetice de baza, precum SUM() si formatarea chenarelor pot duce la realizarea de modele utile si efectuarea de calcule complexe. Largind orizontul de cunostinte cu multe alte functii, Excelul poate deveni un instrument indispensabil.

Exista multe functii disponibile pentru a duce la bun sfarsit calcule de investitii si pot simplifica enorm lungile formule necesare in mod normal de exemplu pentru rambursarea unui credit. Trebuie sa aveti grija sa se verifice daca functiile lucreaza in acelasi mod ca in formulele din carti, dar, odata testate intr-o varietate de situatii si confirmand rezultatele, pot simplifica major sarcini precum determinarea valorii nete curente.

Daca se doreste doar efectuarea unor calculi pe date ce intrunesc anumite criterii, functiile Database si Array sunt foarte utile. SUMPRODUCT() este, de asemenea, o buna alternativa. Poate extrage tot felul de valori dintr-un tabel de date si poate fi folosit ca o alternativa la un numar considerabil de functii.

Tabelele pivot

Multi utilizatori Excel nu sunt familiarizati cu tabelele pivot, care reprezinta una dintre cele mai importante optiuni ale Excel-ului. Tabelul pivot este un instrument grozav de raportare care sorteaza si aduna date independente din configuratia originala de date din foaia de calcul. Prin drag and drop, column heading-urile pot fi vizualizate diferit. De exemplu, se ia o lista de randuri fiecare continand numele unui angajat, numarul saptamanii, descrierea cheltuielior cu articolele achizitionate si suma cheltuita. Utilizand tabela pivot, datele pot fi usor transformate intr-un tabel ce insumeaza totalul pentru fiecare angajat saptamana de saptamana sau totalul cheltuielilor pe articole ale fiecarui angajat. Optiunile sunt aproape nenumarate si pot fi schimbate intre ele la atingerea unui buton.

Auditarea si Verificarea Optiunilor

Contabilii au responsabilitatea profesionala de a asigura acuratetea datelor prezentate. Pentru a inlatura posibilitatea erorilor critice, trebuie sa se asigure ca foile de calcul au fost proiectate bine si au fost verificate riguros. Utilizarea functiilor IF() si TEXT() ajuta prin permiterea ca mesajele de eroare in urma verificarii sa fie incorporate si demonstrarea ca modelele au fost impacate si functioneaza corect.
Alte optiuni precum instrumente de validare, pentru a verifica pierderile de informatie intre anumite intervale si toolbar-ul de audit, care va evidentia celulele care combinate produc erori sunt de asemenea instrumente puternice ce asigura acuratetea datelor prezentate.

Protectia datelor

Este mereu util sa se realizeze modele usor de utilizat. Protejarea sau restrictia valorilor poate fi plasata in celule pentru a ajuta la prevenirea erorilor neasteptate. In Excel sunt disponibile optiuni care permit protejarea tuturor celulelor sau doar a celor selectate in cadrul unei agende de lucru. Aceasta permite restrictionarea celulelor in care pot fi introduse date si pot preveni ca formulele sa fie accidental suprascrise sau modificate. Utilizarea cutiilor drop down este o alta optiune disponibila pentru a limita valorile introduse de utilizator.

La orice ar fi folosit Excel-ul, este important sa se atinga cunostintele cerute pentru indeplinirea sarcinilor zilnice. Training-ul poate oferi aceste cunostinte si poate conferi indemanarea necesara pentru a lucra cu precizie si in mod eficent.

Ori de cate ori se doreste mutarea unor date din Excel in Word exista intotdeauna un compromis implicat. Daca formatarea realizeaza transmiterea intacta, apoi schimbarea datelor fie cauzeaza probleme, fie pur si simplu nu se poate realiza. Daca se pot modifica datele, fie formatarea este o harababura sau rezultatul in documentul Word este imens. Exista avantaje si dezavantaje de a dauga date din Excel in Word prin diverse modalitati, incepand cu cea mai simpla:

1. Copierea simpla Copiati celulele din Excel si il inserati ca un tabel in Word. Daca foaia de calcul din Excel este formatata pur si simplu si nu sunt necesare formule sau functii pentru a fi activate in documentul Word, selectati simplu celulele, apasati Ctrl-C, deschideti documentul Word si apasati Ctrl-V pentru a fi inserate ca un tabel in Word. In timp ce aceasta este cea mai simpla si mai comuna modalitate de a muta date intre cele doua aplicatii, in mod frecvent se impun reformatarea unor celule, randuri sau coloane pentru a reproduce aspectul unei foi de calcul Excel. Problema este insa ca daca doriti efectuarea functiilor Excel in versiunea de Word, se vor face modificari in Excel si apoi se reintroduc datele ca un tabel nou in Word.

2. Inserarea foii de calcul ca imagine. La fel ca si in metoda de mai sus se incepe prin selectarea celulelor care trebuie adaugate in Word, apasand Ctrl-C pentru a le copia si se deschide fisierului Word, dar in loc de Ctrl-V pentru a le insera faceti click in Word pe locul unde doriti sa apara foaia de calcul, pentru varianta Word 2003 click pe Edit->Paste Special, sau in Word 2007 click pe butonul Paste de sub Home si se alege Paste Special. In ambele variante selecteaza Picture(Windows Medafile) si apasati Ok.
Foaia de calcul apare la fel ca in Excel, dar nu se pot face schimbari ale datelor chiar daca se pot muta, redimensiona. Pe de alta parte imaginea rezultata poate fi modificata ca orice alta imagine din Word.

3. Cum adaugam efectiv foi de calcul din Excel in Word. In primul rand aceasta modalitate ar putea arata ca o mare imbunatatire din moment ce rezultatul este o foaie de calcul pe deplin functionala in Word, din pacate insa fisierul Word va fi imens si pastrarea formatarii originale poate fi o problema.
Pentru a incorpora o foaie de calcul copiati-o din Excel, asa cum este descris mai sus, faceti click pe fisierul Word in locul unde doriti sa apara foaia de calcul si alegeti Insert->Object->Microsoft Office Excel Worksheet pentru varianta Word 2003 sau clic pe tab-ul Insert din bara de instrumente Word 2007 si alegeti Object->Object->Microsoft Office Excel Worksheet. O foaie de calcul alba va fi adaugata documentului si o bara de instrumente Excel va putea fi vizibila in partea de sus a ferestrei din Word. Apasati Ctrl-V,faceti clic pe o celula si apasati Enter pentru a insera datele in foaia de calcul. (Va trebui, probabil sa redimensionati celulele).

Se face click in exteriorul foii de calcul pentru a-l vizualiza ca un tabel in Word (desi, fara posibilitatea de a edita celulele). Acum puteti face un click in interiorul foii de calcul pentru redimensionare, la fel ca pe orice alt obiect Word sau dublu-click oriunde in interiorul foii de calcul pentru a-l redeschide exact ca o foaie de calcul completa, cu toate formulele si functiile operationale.

Se alege Microsoft Office Excel Worsheet din casuta de dialog Object in Word 2007 pentru a insera un document foaie calcul.

Puteti, deasemenea sa creati foaie de calcul Excel in Word 2003 alegand butonul Microsoft Excel Worsheet din bara de instrumente standard Word 2003, selectand orice numar de randuri si coloane in mica fereasta ce apare (esti limitat la patru, respectiv cinci, insa se pot adauga daca este necesar cand se face inserarea).

Incorporarea cu legatura intr-o foaie de calcul. In multe modalitati aceasta este optiunea cea mai eleganta pentru a edita foaia de calcul Excel si sa iti apara modificarile in mod automat in fisierul Word, iar posibilitatea maririi fisierului este minima. Singura cerinta este aceea de a te asigura ca datele sunt disponibile, fisierul Excel trebuie trimis impreuna cu documentul Word si computerul de destinatie trebuie sa aiba instalat Excel deoarece nu se pot accesa datele direct din fisierul Word.

Copiati datele din foaia de calcul descrise mai sus si apoi faceti clic in interiorul documentului Word unde doriti sa apara foaia de calcul. Selectati Edit->Paste Special in Word 2003 sau faceti clic Paste->Paste Special din tab-ul Home pentru Word 2007, in ambele versiuni dati clic pe butonul de legatuta Paste, alegeti Microsoft Office Excel Worsheet Object si se apasa Ok. Ori de cate ori schimati foaia de calcul Excel puteti avea modificarile adaugate in versiunea Word selectand foaia de calcul in documentul Word(dupa ce ati salvat versiunea din Excel) si apasand F9. Puteti modifica de asemenea foaia de lucru din Word facand dublu-click pe el care o deschide in Excel. Foaia de lucru va aparea actualizata automat in Word ori de cate ori deschideti sau imprimati fisierul.

Se pot face mult mai multe cu datele, iar Microsoft probabil si-a imaginat un mod de lucru mai simplu pentru utilizatori. Majoritatea oamenilor sunt uimiti de cate pot invata despre acest program aparent anost. In cadrul instruirii, se descopera ca nu este deloc anost. Microsoft a invatat aproape orice pentru a face lucrul cu datele mai simplu si mai inteligent. Iata cateva lucruri ce se pot invata la instruirea in Excel si ajuta la impresionarea sefului si colegilor, in timp ce lucrul va fi mai usor.

Problema: Inserarea unei foi de calcul interactive in documentul Word personal

Se doreste crearea unui plan de afaceri in Microsoft Word si este necesara completarea cu chart-uri si grafice create in Excel. Dupa cum oricine care a lucrat cu stabilirea de tinte stie, lucrurile sunt create ca sa fie modificate. Un plan de afaceri trece adesea prin multe revizuiri inainte de a fi complet. Dar cum ramane cu toate acele valori copiate si lipite in Excel?
Din moment ce multe rezultate depind de o variabila, sunt necesare modificari multiple daca s-a copiat si lipit un chart sau un graphic intr-un document Word. In schimb, se pot insera date Excel in pagina care se transforma intr-o foaie de calcul interactiva odata ce s-a dat dublu click.

Sa evidentiaza datele Excel care se doresc sa apara in document si se copiaza. In toolbar-ul documentului, se selecteaza “edit”, “paste special” si apoi se alege “Microsoft Office Excel Worksheet Object”. La inceput va aparea ca un chart obisnuit, dar la dublu click va putea fi folosit ca o foia de calcul Excel. Pentru a muta obiectul in pagina, se face click dreapta pe el, se selecteaza “format picture”, click pe “layout” si se alege “square”. Acum se poate redimensiona obiectul si muta in pagina.

Problema: Afisarea unei valori intr-o foaie de calcul si detinerea datelor “din spatele scenei” intr-o alta.

De regula sunt necesare multe date pentru a obtine un rezultat numeric de interes. Daca se intocmeste un raport pentru sef sau un coleg, probabil se doreste evitarea supraincarcarii acestuia cu toata informatia si afisarea doar a rezultatelor de interes. Oricum, este recomandat ca datele sa fie disponibile, in caz ca ei vor dori sa se uite in amanunt, deci ascunderea celulelor nu este cea mai buna solutie.

In schimb, se poate crea un “coversheet” care afiseaza cuprinsul si valorile importante din toate celelalte foi de calcul . Aceasta necesita cunoasterea unui truc, apelarea valorii unei celule anume dintr-o alta celula din agenda de lucru. In pagina coversheet, se tipareste semnul “+”, se navigheaza intr-o alta pagina, se selecteaza celula a carei valoare se doreste a fi afisata, si se apasa enter. Valoarea celeilalte celula apare pe pagina coperta.

Pentru a face coperta si mai interesanta, se poate afisa continutul unei celule intr-un autoshape. Daca optiunea “Autoshapes” nu este vizibila in josul foii de calcul, se alege vizualizarea toolbar-ului “Drawing” din meniul “View”. Se allege o Autoshape, se deseneaza pe foaia de calcul si se introduce “=” “valoarea celulei” din bara de functii.

Acestea sunt doar cateva din multele artificii ce se pot invata la instruirea Excel. In urma acesteia, se va dezvolta capacitatea de a distribui workbook-uri online, crea tabele pivot, contrui liste drop-down si chiar gestionarea Visual Basic pentru aplicatii. Cursurile sunt in mod normal impartite pe nivele avansate, astfel incat se poate alege nivelul de absolvire. Indiferent daca se urmeaza un singur curs sau cinci, se vor invata multe cai de a lucra inteligent cu informatia.

Unul dintre cele mai interesante lucruri invatate din cursurile de Excel este cum poate fi folosit toolbar-ul pentru crearea formulelor in interiorul celulelor. Formulele pot contine mai mult decat simple ecuatii. De fapt, este mai probabil ca formulele Excel sa resolze aproape orice problema intalnita in foile de calcul. In articolul curent, se vor descrie cateva moduri de a aborda problemele comune legate de formulele Excel.

Problema: Necesitatea combinarii continutului a doua sau a multor celule

Din numeroase motive, se doreste combinarea continutului a doua sau mai multe celule. De exemplu, o coloana cu numele clientilor si o coloana cu prenumele, a caror unire se doreste. Nu este nevoie de timp pierdut pentru retiparirea numelor din intreaga lista. Microsoft a prevazut problema si a creat functia “concatenare” pentru rezolvarea ei. Cuvantul “concatenare” inseamna “a uni” intr-o serie sau intr-un lant. Se pot uni datele din cate celule se doreste.

Presupunand ca unim prenumele din coloana A cu numele din coloana B. In celula in care se doreste sa apara informatia combinata, se va tipari simplu =concatenate(A1,”",B1).
Spatiul introdus intre A1 si B1 asigura ca va ramane un spatiu intre nume si prenume. Functia de concatenare are o utilizare mai larga si este explicate mai in detaliu in cursuri.

Problema: Nevoia unei cai mai usoare de a crea o lista numerotata sau datata

Multe foi de calcul au nevoie de liste organizate care includ lunile anului ( ianuarie, februarie), zilele saptamanii (luni, marti), date progresive (1/22/07, 1/23/07) sau doar liste numerotate. Atat de multe foi de calcul au nevoie de asemenea liste, incat functionalitatea popularii automate a acestor liste este construita direct in celulele Excel.

Procesul este simplu, chiar si putin amuzant. Se tipareste pur si simplu prima lista de nume intr-o celula Excel, de exemplu “luni”. Apoi se pune mouse-ul deasupra coltului din dreata jos a celulei pana cand pointerul devine “+” si se trage mouse-ul deasupra celulelor unde se vrea ca lista sa apara.

Excel stie intuitiv ca se doreste crearea unei liste cu zilele saptamanii si umple celulele goale in cateva secunde. Uneori, la listele numerotate, Excelul are nevoie de primele doua celule complete pentru a intelege tiparul a ceea ce se intentioneaza sa se creeze, dar niciodata mai mult decat atat. In cursuri, se invata mult mai mult, precum crearea de liste particularizate, cu informatia proprie care se repeta, precum numele angajatilor.

Majoritatea celor care urmeaza cursurile de Excel spun ca sunt socati de numarul de functii interesante pe care nu le stiau existente in Excel. Dupa cateva cursuri, se pot crea tot felul de particularizari, foi de calcul interactive care pot gestiona aproape orice functie imaginabila. Pentru detinatorii unei afaceri, trimiterea angajatilor la cursuri de Excel poate fi productiva. Indiferent de cum este utilizat, optiunile inteligente ale Excel-ului pot deschide usi pentru o interpretare mai intuitiva a datelor. In cadrul cursurilor, se intra mai in detaliu si se acopera mau mult, insa artciloul acesta invata cateva moduri de gestionare a problemelor comune prin folosirea de formule Excel.

Acest articol va aduce topul celor mai bune 3 carti din care puteti invata multe trucuri din Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Sunt foarte bine structurate, cu explicatii practice si pe intelesul tuturor.
Mai jos aveti o lista cu 3 carti foarte folositoare pentru MS Office 2007:

Microsoft Office 2007 for Dummies

Aceasta carte este foarte usor de urmarit pentru toate aplicatiile din suita Office 2007. Puteti citi si invata utilizand diferite aplicatii, chiar si fara a testa aceste lucruri pe calculator, datorita explicatiilor si demonstratiilor usor de inteles.

2007 Microsoft® Office System Plain & Simple

Multe ilustratii colorate va ajuta sa invatati cum sa folositi aplicatiile din suita Office 2007. Cartea cuprinde toate elementele esentiale de creare si formatare a documentelor in Word, manipularea registrelor de lucru in Excel, crearea de prezentari in PowerPoint, si acopera toate nevoile dvs. legate de email si calendar din Outlook.
Aceasta carte este esentiala pentru incepatori, dar are si subiecte avansate pentru cunoscatori.

Office 2007 Bible

Seria “Bible” este scrisa de John Walkenbach si sunt cunoscute pentru explicatiile complete, clare si usor de inteles. Aceasta carte aduna cele mai bune capitole din Word, Excel, PowerPoint, Access si Outlook, precum si completari cu privire la OneNote, InfoPath, si Publisher. Subiectele sunt acoperite pornind de la elementele de baza pana la probleme avansate.

In incercarea de a crea si imprima foaia de calcul in Excel, o problema ce apare frecvent si creeaza frustrari este disparitia unui rand,a capurilor de tabel sau asezarea defectuoasa in pagina la imprimare. Dar nu este recomandat sa se renunte la intrebuintarea Excel. Acesta este cel mai important program disponibil pentru gestionarea si afisarea datelor in cantitati mari. Dupa cateva cursuri de Excel, fie ele si elementare, programul poate fi “imblanzit” si va putea fi utilizat in moduri inimaginabile. In acest articol sunt prezentate cateva artificii ce ajuta la crearea de foi de calcul optimizate.

Problema: Disparitia column-header-ului la scroll down

Unul din primele lucruri ce se invata in cursurile de Excel este modul de abordare a problemei enervante a disparitiei column header-ului la scroll down. Excel are o optiune de “inghetare” (freeze) care permite selectarea unui obiect, rand sau coloana, de exemplu capul de tabel, si il pastreaza intact, astfel incat ramane pe loc pe masura ce se face scroll down, stanga sau dreapta.

Se evidentiaza randul de dedesubtul celui cu capul de tabel, se selecteaza “window” din toolbar si se allege “freeze panes”. La scroll down in pagina, column header-ul va ramane pe loc. Cursurile de Excel pot arata nu numai modul in care se pastreza column header-ul pe loc, ci si crearea de foi de calcul cu bare laterale multiple ai column headere care se pozitioneaza intr-un anumit loc si permit cautarea rapida de informatii.

Problema: Foia de calcul este impartita pe mai multe pagini la printare

Problema dezorientanta pe care o are oricine inainte de a face cursuri de Excel consta in a incerca sa-si dea seama de ce foia de calcul nu arata in varianta imprimata la fel cum arata pe ecran.
Din cursuri, se vor invata multe trucuri pentru precizia printarii documentelor Excel , dar unul din cele mai simple moduri de a aborda problema rapid este selectarea “view” din toolbar si alegerea “page break preview” pentru intelegerea modului in care imprimanta vede foia de calcul. Prin tragerea liniilor albastre cu mouse-ul, se poate controla locul unde se va insera o spatiere la printare. Trebuie amintit ca prin mutarea liniilor albastre, se modifica procentul zoom-ului la care documentul va fi printat. De exemplu, cu cat liniile albastre se muta mai mult spre dreapta din pozitia lor originala, textul va avea o marime mai mica. Cursurile de Excel pot ajuta sa se acordeze fin procesul de printare.

Problema: Impartirea datelor dintr-o celula in doua fara retiparirea textului

Se pare ca, destul de des, la importarea datelor dintr-un alt fisier Excel, din Word sau de pe un site web, apare necesitatea separarii datelor continute intr-o coloana in mai multe coloane.De exemplu, o lista de date in care fiecare celula contine mai multe informatii, ce se prefera sa fie separate, cum sunt numele si data nasterii unei persoane. Cursurile de Excel pot oferi mai multe detalii, dar rezolvarea problemei la un nivel de baza implica doar cateva click-uri.
Separarea numelui de data nasterii inseamna pentru inceput eliberarea unei coloane in dreapta pentru salvarea noilor date separate. Pasul urmator este evidentierea intregii coloane ce contine datele, se face click pe “data” in toolbar si se selecteaza “text to columns”. Se alege intre “delimited” (separarea datelor la un numar de caractere in cadrul celulei) sau “fixed width” – latime fixa (separarea datelor la un numar exact de spatieri in cadrul fiecarei celule). In cazul listei de nume si date de nastere, se va alege “delimited”. Din moment ce numele de pe lista au lungime diferita, “latimea fixa” nu ar fi potrivita.

Caracterul comun fiecarei intrari din lista este virgule ce separa numele de data nasterii, deci se va plasa un checkmark dupa cuvantul virgule, click pe next si finish. Fiecare data de nastere va avea coloana ei, separate de nume. Pe parcursul cursurilor de Excel, se va invata mai departe cum sa se separe numele de prenume, ordonarea alfabetica sau dupa data nasterii sau usurinta cu care se comuta intre ele.
Lucrurile ce se pot invata intr-un curs de Excel sunt surprinzatoare, intrucat fac organizarea datelor mult mai usoara si proiectarea de foi de calcul poate fi considerate chiar placuta. Un lucru este cert: intelegerea gestionarii Excelului din timpul instruirii poate dezvalui noi cai de a citi si interpreta datele.
Dupa terminarea unor cursuri de baza in Excel, abordarea programului si modul in care poate fi facut sa lucreze poate depasi limitele imaginate. In articolul curent, se vor invata cateva trucuri ce ajuta la crearea de foi de calcul mai bune.

Este folositor sa se formateze foaia de lucru Microsoft Excel. De asemenea, acest lucru ne ajuta sa imbunatatim aspectul foii de lucru.

Mai jos aveti o lista cu cinci trucuri simple de formatare Excel:

1. Dublu click pentru a se potrivi coloane si randuri

Cand introduceti sau lipiti text si numere in Excel, celulele nu se extind pentru a se potrivi continutul lor. Modalitatea cea mai rapida de redimensionare automata a coloanelor si randurilor este sa selectati coloanele/randurile pe care doriti sa le redimensionati, apoi sa duceti cursorul intre oricare doua dintre etichetele coloanelor/randurilor selectate si sa faceti dublu click..

2. Impartirea unei coloane in doua

De exemplu, daca aveti o lista de nume complete dintr-o coloana, si doriti sa separati numele de prenume. Atat pentru pentru Excel 2007, selectati coloana si faceti click pe Text to Columns din meniul Data, apoi alegeti Delimited, apasati Next si in cazul in care doriti ca textul sa fie despartit la fiecare spatiu pe care il contine, verificati sa fie bifat checkbox-ul Space ca in imaginea de mai jos. Puteti lasa bifa la Treat consecutive delimiters as one. Mai faceti click inca o data pe Next si apoi Finish.

3. Formatarea Paste cu o singura apasare de tasta

Daca doriti ca mai multe celule care nu se afla intr-un bloc continuu sa fie intr-un format comun, cum ar fi un text bolduit si o culoare de fundal, pot aparea complicatii la selectarea fiecarei celule in parte la un moment dat, dar puteti sa deschideti caseta de dialog Format Cells pentru o celula si apoi sa faceti modificarile necesare. Mai departe selectati toate celelalte prin apasarea butonul CTRL si facand click pe fiecare dintre ele. Odata ce toate acestea sunt selectate, apasati tasta F4 pentru a aplica formatarea la toate acestea dintr-o lovitura.

4. Vezi care este sfarsitul de pagina (Page Break)

Acest lucru se intalneste atunci cand vrem sa printam o foaie de lucru. Putem observa cand este setat in mod automat inainte de a scoate foia la imprimanta. Se poat vedea in Excel aspectele legate de incadrarea in pagina a worksheet-ului. Aceasta functie este inclusa in Excel 2007, insa in cazul in care sfarsitul de pagina nu este afisat faceti click pe butonul Office, apoi selectati Excel Options din partea de jos a ferestrei, alegeti Advanced din panoul din stanga, apoi derulati optiunile de afisare din dreapta, verificati Show page breaks, si faceti click pe OK.

5. Inghetarea rubricilor pentru coloane

Scrolling-ul prin foaia de lucru devine ca o ghicitoare o data ce se pierd din vedere titlurile de coloana. Pentru a le putea vedea cand deplasati in jos randurile in Excel 2003 faceti click pe Window Freeze Panes. In Excel 2007, mergeti in meniul View, alegeti butonul Freeze Panes, si selectati Freeze Top Row.

In acest tutorial pentru Microsoft Excel va voi arata cum puteti extrage o valoare aflata la intersectia unui rand cu o coloana. Prin folosirea operatorului „spatiu” intr-o formula poate fi extrasa o valoare aflata la intersectia a doua zone de celule, zone ale caror adrese sunt scrise in formula deoparte si de alta a „spatiului” (De exemplu formula: A5:E5 B3:B6, returneaza valoarea din celula aflata la intersectia randului A5:E5 cu coloana B3:B6, adica valoarea din celula B5). Asadar: cele doua zone de celula trebuie sa fie un rand si o coloana.
Operatorul „spatiu” apare mai rar in doumentatii, atat pentru Microsoft Excel 2003 cat si pentru Microsoft Excel 2007,
Pentru a incerca rezolvarea exemplului, dupa ce urmariti videotutorialul puteti descarca fisierele pe care am lucrat in timpul inregistrarii.

Veţi învăţa despre:

• Operatorul de intersectie
• INDIRECT

Detalii tutorial:

• durata: 4 minute
• grad de dificultate: avansat

Training Microsoft Excel for Business

Dacă ţi-a plăcut acest tutorial, cu siguranţă vei găsi folositor trainingul nostru complet de Microsoft Excel. Participând la acest training vei afla alte formule şi instrumente care te vor ajuta să îţi termini rapoartele şi situaţiile în Excel mult mai rapid şi mai uşor.

In acest tutorial pentru Microsoft Excel am folosit facilitatea de formatare conditionala impreuna cu functia VLOOKUP pentru a formata doar valorile din prima coloana care apar si in a doua.
In videotutorialele incarcate anterior pe blog veti gasi o situatie asemanatoare, cu diferenta ca acolo este folosita doar functia VLOOKUP pentru a afla valorile comune ale celor doua coloane, dar nu este aplicata nici o formatare conditionala. Avantajul formatarii conditionale vine si din actualizarea acesteia in momentul introducerii de noi valori.
Cei care inca utilizeaza Microsoft Excel 2003 vor trebui sa tina cont ca formatarea conditionala este diferita fata de Microsoft Excel 2007 si Microsoft Excel 2010.
Pentru a incerca rezolvarea exemplului, dupa ce urmariti videotutorialul puteti descarca fisierele pe care am lucrat in timpul inregistrarii.

Veţi învăţa despre:

• Formatare conditionala
• VLOOKUP

Detalii tutorial:

• durata: 4 minute
• grad de dificultate: avansat

Training Microsoft Excel for Business

Dacă ţi-a plăcut acest tutorial, cu siguranţă vei găsi folositor trainingul nostru complet de Microsoft Excel. Participând la acest training vei afla alte formule şi instrumente care te vor ajuta să îţi termini rapoartele şi situaţiile în Excel mult mai rapid şi mai uşor.